廣州展會搭建項目不能等閉館后才討論撤展。展品、租賃家具、可復用結構、宣傳物料和廢棄包裝去向不同，如果現場臨時判斷，容易發生錯裝、遺失、通道擁堵或責任不清。應在進場前就建立撤展表，把物品歸屬、打包方式、負責人和離場順序寫清楚。

撤展表先按物品去向分類

展品與設備應記錄數量、包裝、配件和收貨信息；租賃物品標明供應商及交接人；計劃復用的畫面、燈具和結構件說明拆卸保護方式；廢棄物則按主辦方及場館當屆要求處理，不能自行假設清運規則。

閉館前完成哪些準備

核對包裝和工具

按展品清單準備箱體、緩沖材料、封裝用品和標簽，檢查原包裝是否可用。大型設備還應確認搬運姿態、重量和館內運輸條件。展品尺寸管理可參考展品進場定位清單。

劃分暫存和作業區域

打包區、可回收物料區、租賃交還區和廢棄物區應清楚分開，不占用公共通道。先移走易碎和高價值物品，再處理家具、畫面和結構，避免不同團隊同時拆同一區域。

現場撤展順序

• 確認正式閉館并接到允許撤展的通知；
• 關閉設備，備份數據并斷開連接；
• 清點展品、附件和個人物品；
• 按區域拆卸并同步裝箱記錄；
• 交還租賃物品，核對數量與狀態；
• 清運材料并檢查展位地面和相鄰區域。

多供應商協同時，可借鑒工序與交接安排，設置唯一現場負責人。

清場驗收看什么

檢查是否殘留膠帶、線纜、緊固件、包裝和垃圾，確認租賃物品完成交接，展品物流單據與實際件數一致。拍攝清場照片并記錄未完成事項。開展前驗收思路也可參考展臺驗收清單，將檢查對象反向應用于撤展。

常見問題

可復用物料是否都值得運回？

不一定。應結合狀態、后續使用計劃、倉儲和運輸條件判斷，不能只看制作成本。

臨時發現包裝不足怎么辦？

先保護展品并暫停不安全搬運，由物流或項目負責人確認替代包裝；不要為趕時間省略固定和清點。需要廣州展會搭建團隊執行時，建議提前共享撤展表和物流聯系人。

撤展結束后還應復核運輸單號、收貨人和預計到達時間，并將異常物品單獨列出，便于后續追蹤與責任確認。